Wenn Akten zu Insolvenzakten werden aber der Lagerplatz entfällt
Nach einer Insolvenz stehen in den meisten Fällen die bisher genutzten Geschäftsräume nicht mehr zur Verfügung. Jedoch müssen die geschäftlichen Unterlagen (siehe HGB §257, §157) nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (siehe Aufbewahrungsfristen) weiterhin archiviert werden.
Seit vielen Jahren arbeiten wir für unterschiedliche Insolvenzanwälte im Bereich der Archivierung von Insolvenzakten. Dabei helfen die Erfahrungen des "Archivdepots vier" mit der Aufbewahrung von Insolvenzunterlagen die Archivierung wirtschaftlich zu gestalten. Das Dienstleistungsangebot umfasst ein komplettes Konzept und das Angebot wird über die verschiedenen Arbeiten separat erstellt. Bei der Konzeption schlagen wir Ihnen ebenfalls vor, ob und in welchem Umfang eine digitale Archivierung – in Kombination mit der physischen Archivierung – Ihre Arbeit unterstützen würde.
- Kosten für Anliefern
- Kosten für Verpacken der Akten nach Jahrgängen
- Kosten für den Transport
- Kosten für die Erfassungen im EDV System einschl. Barcode
- Kosten für die Archivierung je Jahrgang
- Kosten für Aktenanforderungen
- Kosten für die Entsorgung nach BDSG
- Kosten für die Entsorgung nach BDSG für die aussortierten Altakten
- Kosten für Digitalisierung – falls erforderlich
Bei Übernahme Ihrer Akten werden die als nicht aufbewahrungspflichtig gekennzeichneten Unterlagen in separat bereitgestellten Entsorgungscontainern ausgesondert und nach BDSG entsorgt.
Archivdepot verfügt über verschiedene Ablagesysteme:
- Archivboxen für je 5 normal gefüllte 0.08m Ordner
- Archivboxen für loses Material
- Offene Archivierung für Aktenbündel
- Hochregalplätze für Europaletten mit Archivgut
Hinweise zur verlässlichen Insolvenzakten-Archivierung
Verlässliche Archivierung – Rückendeckung bei steigenden Insolvenzzahlen
Die Insolvenzen nehmen zu und werden in nächster Zeit zunehmen. Immer mehr parallel zu bearbeitende Verfahren fordern vom Insolvenzverwalter Dokumente und Insolvenzmasse zeitnah, physisch zu deponieren und doch die erforderliche Sorgfalt nachweisen zu können. Transparenz und Übersicht werden benötigt, um schnell bei jedem Verfahren den aktuellen Stand zu sehen.
Ideal ist es, einem Netzwerkpartner die Aufgabenstellung zu benennen und dann zu wissen, dass es läuft. Wenn dann eigenständig ein Archivierungskonzept entwickelt wird, passende Transport- und Lagerbehälter zur Verfügung gestellt werden, Sortierung und Transport erfolgen, und eindeutige Kennungen zur Datenerfassung die Einlagerung begleiten.
Vertrauen geben dann das Wissen um den Lagerort bei einem global agierenden Logistikunternehmen und die verwendete Lager-Software, die neben der Zuverlässigkeit durch sehr wirtschaftliche Orientierung dazu beiträgt, die Kosten so gering wie möglich zu halten.
Die gesetzlichen Regelungen zur Dokumentenarchivierung müssen eingehalten werden, genauso wie die Vorgaben zum Datenschutz. Die gesetzliche Forderung nach revisionssicherer Archivierung betrifft nicht nur die elektronische Archivierung. Auch bei der deutlich wirtschaftlicheren und für die Insolvenzverwaltung weniger aufwändigen, physischen Einlagerung von Akten und Dokumenten ist u.a. der Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherheit vor Verlust und die Dokumentation der Archivierungsprozesse gefordert.
Ebenso ist der Sicherheitsaspekt zu beachten: Brand- und Einbruchmeldeanlagen müssen vorhanden sein, wie auch jeder Schließvorgang protokolliert sein muss. Die später anstehende Entsorgung nach BDSG beim Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterstützt die Bemühungen der Insolvenzverwaltung, wirtschaftlich zu arbeiten. Sie gehört zum Angebot dazu.
Professionalität und Erfahrung eines Archivdepots sind auch erkennbar an einer schnellen und umfassenden Angebotsabgabe, bei der ggfls. auf offene Punkte hingewiesen und Vorschläge zu Prozessoptimierungen direkt angesprochen werden.
Paul Gröters,
Geschäftsführer Archivdepot vier GmbH schreibt vor dem Hintergrund der
Erfahrungen mit jahrelanger
Insolvenzaktenarchivierung
