Modernes Datenmanagement für Insolvenzverfahren – Physische und digitale Archivierung gehören zusammen
In vordigitalen Zeiten war das Archivieren von Daten bei Insolvenzverfahren eine rein analoge Aufgabenstellung: Geschäftskorrespondenz war analog und bedeutete viel Papier und viele Aktenordner. Es war eine außerordentliche Herausforderung, Akten so zu inventarisieren, zu sortieren, zu verpacken und langfristig einzulagern, dass bestimmte Informationen bei Bedarf für Recherchen und Analysen gefunden und beispielsweise zur Auswertung für Prozesse in einem akzeptablen Zeitrahmen bereitgestellt werden konnten.
Während die physische Archivierung bis heute nichts von ihrer Komplexität verloren hat, bestimmen die sich kontinuierlich weiterentwickelnden Kommunikationsmedien und die modernen Instrumente zur Unternehmensstrukturierung inzwischen die Vorgehensweise beim Archivieren digitaler Firmendaten: Es müssen E-Mails, Datenlaufwerke, Buchhaltungssysteme gesichert werden, darüber hinaus erfordern spezifische Cloudlösungen und diverse Systeme, wie z.B. SAP, ERP, CTM, DMS, DWH individuelle Datensicherungskonzepte.
Physische Archivierung und digitale Datensicherung scheinen zwei getrennte Welten zu sein. Doch identische Aufgabenstellungen bei Insolvenzverfahren erfordern eine optimale Koordination der völlig unterschiedlichen Techniken und Herangehensweisen um die daten effizient nutzen zu können.
Archivdepot vier bietet mit Hilfe des modernen Datenmanagements von Peano die maximale Auswertbarkeit physischer und digitaler Sicherungs- und Archivierungswelten. Unabhängig davon, ob benötigte Informationen in E-Mails, im SAP-System oder in Aktenordnern vorhanden sind, sie werden in einer für den Insolvenzverwalter optimal verwendbaren Form zur Verfügung gestellt.
Digitale Daten können mit modernen eDiscoverytools entsprechend der Zielsetzung ausgewertet werden. Um Archivierungskosten zu minimieren, muss ein überblickendes Datenmanagement beschreiben, welches physisch vorliegendes Material per Scan übernommen werden soll.
Bei Archivdepot vier bedeutet das:
- systematische Inventarisierung der Daten eines insolventen Unternehmens
- Klassifizierung der datenhaltenden Systeme und Infrastrukturen nach Kriterien, die ihre Sicherungsrelevanz bestimmen
- Information und Integration aller Verfahrensbeteiligten über die vorliegenden und zu erwartenden Datenbestände
- zentrale Datenvorhaltung der digitalen Datenbestände und eine geeignete, kostenangepasste Integration des physischen Materials.
- aktive und konstruktive Nutzung der Datenbestände im gesamten Verfahren durch den Einsatz forensischer eDiscoverytools
Das sorgfältige Datenmanagement erlaubt es, genau die Aktenordner zu identifizieren, die in digitalisierter Form eine sinnvolle Ergänzung für ein Verfahren sind. Das minimiert die Archivierungskosten und stellt sicher, dass alle Berechtigten auch dann noch Zugriff auf das in den Unterlagen und Materialien gesicherte Wissen eines Unternehmens haben, wenn keine Mitarbeiter mehr vor Ort sind.